Éthique

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• Contexte
• Valeurs et comportements attendus
  • Respect de la Loi
  • Intégrité
  • Innovation
  • Souplesse
  • Durabilité
  • Collaboration
• Conflit d’intérêts
• Divulgation d’actes répréhensibles
• Lignes directrices et politiques connexes

Contexte

Les valeurs et l’éthique jouent un rôle fondamental dans la transformation d’une culture saine et pour assurer le succès à long terme de l’organisme. Elles se révèlent particulièrement utiles dans les organismes gouvernementaux, où la transparence est non discrétionnaire et la confiance du public, primordiale.

Nous sommes tous responsables de maintenir la confiance du public à l’égard de l’intégrité de la gestion et des activités de l’organisme. Pour y arriver, nous devons nous doter d’une structure de responsabilisation rigoureuse, adopter une conduite éthique et faire preuve de neutralité politique.

Dans ce contexte, le chef du CST, en collaboration avec l’équipe de la gestion des cadres supérieurs du CST, a ciblé des valeurs clés pour guider le comportement et la prise de décision des employés, et a approuvé la publication de la Charte d’éthique du CST comme mécanisme de communication de ces valeurs. De plus, le document rend compte de la contribution considérable des employés du CST, à tous les niveaux et dans tous les secteurs d’activités. Ces employés ont aidé à formuler les comportements qui sont attendus de tous les employés. Vous pourrez constater que le respect, en plus d’être toujours primordial, est un élément intrinsèque de toutes les nouvelles valeurs.

Les dernières sections portent sur la politique et les directives liées aux conflits d’intérêts, aux mesures relatives à l’après-mandat et à la divulgation d’actes répréhensibles.

Date d’entrée en vigueur

La date d’entrée en vigueur est le 28 janvier 2014.

Application

La doctrine et les conseils présentés dans le présent document s’appliquent à tous les employés du CST (y compris les employés nommés pour une période déterminée ou indéterminée, les employés en détachement ou échange, les employés postés à l’étranger et les étudiants), quel que soit leur niveau ou leur poste.

Valeurs et comportements attendus

Respect de la Loi

« Mener nos activités en nous conformant scrupuleusement aux lois du Canada. »

Comportements attendus

À titre d’employés du CST, nous :

• comprenons les principes et les exigences qui découlent des lois canadiennes, du cadre législatif et des politiques régissant nos activités;
• respectons et protégeons la vie privée des Canadiens, conformément à la Charte canadienne des droits et libertés, aux lois régissant le CST et aux lois canadiennes, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• respectons notre serment de confidentialité et les normes les plus élevées en matière de sécurité;
• comprenons que les organes d’examen sont essentiels et que nous devons être responsables et transparents dans nos rapports avec eux;
• acceptons la responsabilité d’obtenir des précisions ou de soulever des préoccupations pour assurer la conformité de nos activités aux politiques et aux documents d’orientation juridique.

Pourquoi est-ce important?

Il est de notre devoir de respecter les valeurs de la démocratie et d’exécuter nos fonctions officielles de façon à préserver la confiance du public à l’égard de l’intégrité du CST et du gouvernement du Canada.

Intégrité

« Nous comporter toujours conformément aux plus hautes normes de respect et de professionnalisme afin de mériter la confiance du public. »

Comportements attendus

À titre d’employés du CST, nous :

• méritons la confiance des autres par la franchise, l’honnêteté et la transparence, en respectant nos engagements et les confidences qui nous sont faites;
• savons que la confiance des Canadiens à l’égard du CST dépend de l’intégrité de chaque employé;
• savons dans quelles situations nous pouvons formuler un jugement, et acceptons la responsabilité qui en découle, de même que la responsabilité de renvoyer une décision à un niveau supérieur au besoin;
• agissons de manière à préserver la fière réputation du CST;
• respectons les principes d’objectivité et de neutralité politique et veillons à ce que nos actions ne puissent être interprétées comme de la partisannerie ou comme étant motivées par un gain personnel;
• assumons la responsabilité de nos rôles et de nos contributions individuelles à la réussite du CST;
• que nous n’avons pas à régler seuls les dilemmes et les ambiguïtés liées à l’éthique.

Pourquoi est-ce important?

Nous prêchons par l’exemple.

Innovation

« Concrétiser les idées audacieuses et inventives. »

Comportements attendus

À titre d’employés du CST, nous :

• osons distinguer l’organisme des autres grâce à des méthodes nouvelles et novatrices qui renforcent notre valeur et notre réputation;
• nous entraidons pour concrétiser les nouvelles idées et remettre en question, avec respect, l’état actuel des choses;
• sommes conscients que les bonnes idées ne sont pas exclusives à un rang ou à un secteur et qu’elles sont sans alliance aucune; nous sommes à l’écoute de chacun;
• mettons à profit les réalisations de nos prédécesseurs pour faire progresser notre mission par des moyens novateurs et passionnants;
• démontrons la valeur qui découle de la production de résultats novateurs de pointe;
• nous efforçons toujours d’être à l’avant-garde des nouvelles technologies et favorisons le progrès.

Pourquoi est-ce important?

L’innovation touche autant les améliorations progressives que les percées décisives et permettra à notre organisme de rester d’actualité dans les années à venir.

Souplesse

« Prévoir et accueillir le changement. »

Comportements attendus

À titre d’employés du CST, nous :

• voulons anticiper comment, quand et pourquoi notre environnement change, afin d’adapter nos stratégies et nos plans;
• cherchons les occasions qu’apportent les changements et saisissons celles qui nous aident à réaliser notre mission;
• utilisons des politiques fondées sur les principes pour assurer un maximum de souplesse;
• trouvons le juste milieu entre la planification et l’intervention;
• sans délai des équipes multidisciplinaires pour régler des problèmes promptement et efficacement.

Pourquoi est-ce important?

Nous travaillons dans un contexte en constante évolution; notre pertinence dépend de votre capacité à agir.

Durabilité

« Nous occuper de nous-mêmes, de notre infrastructure, de nos voisins et de notre environnement. »

Comportements attendus

À titre d’employés du CST, nous :

• comprenons notre rôle dans le tableau d’ensemble et sommes responsables de l’assumer;
• réalisons notre plein potentiel en tant que membres de l’effectif moderne du CST;
• accordons de l’importance aux autres et veillons àcréer un milieu de travail sain, sûr et agréable;
• reconnaissons nos erreurs et en tirons des leçons;
• élargissons la notion de communauté et de bonne volonté à notre voisinage;
• prenons appui sur le passé, en gardant en tête les idées et les décisions qui ont défini l’organisme, et travaillons fort pour maintenir notre solide réputation;
• l’environnement dans nos activités quotidiennes afin de ne pas compromettre notre avenir.

Pourquoi est-ce important?

S’inspirer d’hier pour tenir bon aujourd’hui et se préparer à demain.

Collaboration

« Établir de nombreuses relations et viser des objectifs communs. »

Comportements attendus

À titre d’employés du CST, nous :

• apprécions et respectons la capacité unique de chacun à contribuer à la mission;
• prenons le temps de collaborer avec nos collègues pour réaliser la mission de l’organisme;
• cherchons à établir des partenariats au sein des secteurs public, privé et universitaire;
• sommes les responsables, et non les détenteurs, des rôles et des tâches qui nous sont confiés;
• remettons en question de façon respectueuse les opinions professionnelles de nos collègues et exprimons nos propres opinions sans craindre des représailles;
• acceptons les défis avec respect;
• reconnaissons que, pour réussir, il faut tenir compte des différences et valoriser la diversité.

Pourquoi est-ce important?

Ensemble, nous travaillons mieux.

Conflit d’intérêts

Objectif

Établir des règles de conduite au sujet des conflits d’intérêts et réduire les possibilités de conflits entre les intérêts personnels des employés du CSTC et leurs fonctions officielles et celles du CST.

Mesures pour éviter les situations de conflit d’intérêts

Pour préserver la confiance du public à l’égard de l’impartialité et de l’objectivité du CST, l’un des moyens primordiaux dont disposent les employés consiste à éviter et à prévenir les situations pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts ou à l’apparence d’un conflit d’intérêts. À cette fin, et pour protéger les employés contre des allégations de conflits d’intérêts, le CST a mis en place les mesures ci-dessous.

Il incombe à l’employé de produire, dans un rapport confidentiel, des renseignements relatifs aux biens, passifs et fiducies qui constituent un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. (Des exemples sont fournis dans la section « Que se passe-t-il si…? ».)

Le conflit d’intérêts ne touche pas exclusivement les questions relatives aux opérations financières et au transfert d’avantages économiques. Bien que l’activité financière en soit un volet important, elle n’est pas l’unique source de situations de conflit d’intérêts potentiel. Par exemple, le conflit d’intérêts peut s’apparenter à des activités telles que la participation à un processus décisionnel ou stratégique dont l’issue pourrait favoriser les intérêts personnels de l’employé, d’un membre de sa famille ou d’un ami. Selon les circonstances, l’employé peut demander à se retirer du processus sur la base de ces motifs, ou encore décrire ces circonstances dans un rapport confidentiel à l’intention du gestionnaire ou d’autres décideurs. Le principe clé consiste à déclarer la situation pour assurer une prise en charge adéquate, et ce, afin d’éviter qu’une irrégularité se produise et de protéger l’organisme vis-à-vis de présomptions ou d’allégations relatives à des pratiques répréhensibles.

Il est impossible de définir chaque situation pouvant donner lieu à un conflit réel, apparent ou potentiel. En cas de doute, les employés peuvent consulter leur gestionnaire ou le directeur général de la Vérification, de l’évaluation et de l’éthique (DGVEE), les valeurs du CST, ainsi que les mesures ci-dessous comme points de repère pour évaluer la conformité d’un geste.

Responsabilité de tous les employés :

Dans les soixante jours suivant leur première nomination ou une nomination, transfert ou mutation subséquents, les employés doivent déclarer leurs activités extérieures, les biens leur appartenant et les passifs directs et éventuels pouvant les placer dans une situation de conflit d’intérêts dans l’exercice de leurs fonctions officielles ou des fonctions du CST. En cas de doute raisonnable quant à l’existence d’un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, ils doivent produire un rapport confidentiel à l’intention du directeur général de la vérification, de l’évaluation et de l’éthique (DGVEE).

Chaque fois que des changements importants surviennent dans leurs affaires personnelles ou fonctions officielles, les employés doivent revoir leurs obligations en vertu de la présente Charte. En cas de doute raisonnable quant à l’existence d’un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, ils doivent produire un nouveau rapport confidentiel à l’intention du DGVEE.

Lorsqu’ils négocient avec des personnes de l’extérieur des ententes de nature financière, les employés doivent se conformer aux mesures relatives aux conflits d’intérêts et à l’après-mandat, en vertu de la présente Charte et d’autres directives à ce propos. S’ils ont des doutes, les employés doivent immédiatement faire part de la situation à leur gestionnaire afin de recevoir des conseils ou d’obtenir une ligne directrice leur permettant de composer avec la situation.

Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, ils doivent organiser leurs affaires personnelles de manière à éviter toute forme de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.

En cas de conflits entre l’intérêt personnel des employés et leurs fonctions et responsabilités officielles, l’intérêt du public doit primer dans le règlement desdits conflits.

Les employés ne doivent pas :

• avoir des intérêts personnels, hormis ceux autorisés par les présentes mesures, lorsque leur participation à des activités gouvernementales peut exercer une influence quelconque;
• solliciter ou accepter des cadeaux ou d’autres avantages ou marques d’hospitalité;
• outrepasser leurs fonctions officielles pour venir en aide à des personnes, physiques ou morales, dans leurs rapports avec le gouvernement, si cela peut occasionner un traitement de faveur;
• utiliser à leur propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l’exercice de leurs fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas facilement accessibles par le public;
• utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ou d’en permettre l’usage à des fins autres que celles officiellement approuvées.

Méthodes d’observation

Il suffit habituellement qu’un employé présente un rapport confidentiel au DGVEE ou, dans certains cas, qu’il divulgue ouvertement le conflit d’intérêts potentiel, apparent ou réel, pour se conformer aux mesures relatives aux conflits d’intérêts. Le rapport doit faire état des biens qu’il possède, des cadeaux, des marques d’hospitalité ou d’autres bénéfices reçus, des emplois ou activités qu’il exerce à l’extérieur, pouvant donner lieu à une situation de conflit d’intérêts.

Dans certains cas cependant, d’autres mesures seront nécessaires, telles que les mesures suivantes :

• Le fait d’éviter ou d’abandonner des activités ou situations qui placeraient l’employé dans une situation de conflit réel, apparent ou potentiel, compte tenu de ses fonctions officielles.
• Le dessaisissement, qui est la vente d’un bien à un tiers « sans lien de dépendance » ou le placement du bien en fiducie sans droit de regard, si le fait de continuer de posséder le bien risque de placer l’employé dans une situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, compte tenu de ses fonctions officielles.

Si c’est le cas, le chef du CST ou le cadre délégué prendra la décision à ce sujet et la communiquera à l’employé. Afin de déterminer la mesure à prendre, le chef du CST ou le cadre délégué tentera de parvenir à un consensus avec l’employé et tiendra compte de certains facteurs, notamment :

• les responsabilités particulières de l’employé;
• lla valeur et la nature des biens et les intérêts en cause; et
• lles frais réels que comporte le dessaisissement des biens et intérêts, en regard des risques de conflits d’intérêts que présentent les biens et intérêts en cause.

Cadre juridique

Les dispositions suivantes sont conçues pour garantir que la Charte d’éthique du CST est conforme à l’alinéa 121(1) c) du Code criminel qui stipule ce qui suit :

« [...] commet une infraction quiconque, selon le cas, pendant qu’il est fonctionnaire ou employé du gouvernement, exige, accepte ou offre ou convient d’accepter d’une personne qui a des relations d’affaires avec le gouvernement une commission, une récompense, un avantage ou un bénéfice de quelque nature, directement ou indirectement, pour lui-même ou pour une autre personne, à moins d’avoir obtenu le consentement écrit du chef de la division de gouvernement qui l’emploie ou dont il est fonctionnaire. »

Biens

Les types de biens et d’intérêts qui doivent ou non être consignés dans un rapport confidentiel, ainsi que la procédure à suivre relativement au dessaisissement de biens sont énumérés dans le présent document.

Nota : Il est interdit au fonctionnaire de vendre ou de céder ses biens à des membres de sa famille ou à quiconque, en vue de contourner les mesures d’observation.

Activités ou emplois extérieurs

Les employés peuvent occuper un emploi ou participer à des activités à l’extérieur du CST, à condition que cet emploi ou ces activités ne risquent pas d’entraîner un conflit d’intérêts ou de compromettre la neutralité du CST.

Les employés assujettis à un tel risque doivent présenter au DGVEE un rapport confidentiel sur l’emploi et les activités extérieures susceptibles de les soumettre à des exigences incompatibles avec leurs fonctions officielles. Il en est de même si leur capacité d’accomplir objectivement leurs fonctions est susceptible de soulever une remise en question. Dans un tel cas, si le chef du CST ou le cadre délégué, après consultation du DGVEE, détermine qu’il existe un risque réel ou potentiel de conflit d’intérêts, celui-ci peut exiger la réduction, la modification ou l’abandon de ces activités.

Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages

Les employés doivent faire preuve de jugement pour éviter de se retrouver dans des situations de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. Ce faisant, les employés doivent considérer les critères suivants sur les cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages en respectant l’esprit de la présente Charte.

Sont interdites l’acceptation et la sollicitation de tout cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage qui risque d’avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur l’objectivité et l’impartialité des employés dans l’exercice de leurs fonctions officielles ou de les placer dans une situation d’obligé envers le donateur. Cela inclut, sans s’y limiter, les paniers-cadeaux, des rabais ou l’admission gratuite ou à prix réduit à des événements sportifs et culturels dans le cadre d’une relation d’affaires réelle ou potentielle directement associée aux fonctions officielles de l’employé.

L’acceptation d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou d’un autre bénéfice est admissible seulement si la valeur est minime et si cela se produit rarement (p. ex., des objets promotionnels peu coûteux, comme des stylos, des blocs-notes, des pochettes, des sacs de toile, des repas dont le prix est raisonnable et qui sont offerts pendant les heures de bureau normales et dans le cadre d’une réunion d’affaires, ainsi que des souvenirs non monnayables); si l’offre se produit lors d’une activité ou d’un événement lié à l’exercice des fonctions officielles de l’employé visé; si cela est conforme aux règles de la courtoisie, de l’hospitalité ou du protocole; et ne compromet pas, ou ne semble pas compromettre, l’intégrité de l’employé ou de l’organisme.

Lorsqu’il est impossible de refuser un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage ne répondant pas aux critères susmentionnés, ou lorsqu’on estime qu’il est suffisamment avantageux pour l’organisme d’accepter certains types de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’avantages, l’employé doit demander, par l’entremise du DGVEE, conseil au chef du CST ou au cadre délégué qui répondra par écrit. Le DGVEE avisera alors l’employé par écrit si le cadeau, la marque d’hospitalité ou l’avantage doit être conservé par l’organisme, remis à une oeuvre de charité, cédé, ou encore s’il sera possible pour l’employé de le conserver.

La demande pour obtenir des directives écrites doit préciser les informations suivantes :

• la personne à l’origine du cadeau, de la marque d’hospitalité ou de l’avantage;
• la relation d’affaires entre cette personne et le CST;
• la nature du cadeau, de la marque d’hospitalité ou de l’avantage;
• les raisons pour lesquelles il est impossible de refuser le cadeau, la marque d’hospitalité ou l’avantage ou les raisons pour lesquelles l’offre constitue un avantage substantiel pour l’organisme et qui justifient qu’on l’accepte.

À moins que l’employé ne décline l’offre, il est obligatoire de présenter aux fins de vérification une demande pour obtenir des directives écrites dans tous les cas où le cadeau, la marque d’hospitalité ou l’avantage :

• est offert par une personne ou une compagnie qui fait affaires avec le CST, y compris, sans s’y limiter :
  • les personnes ou les compagnies ayant déjà conclu un contrat avec le CST au moment de l’offre;
  • les personnes ou les compagnies invitées à soumissionner dans le cadre d’une demande de propositions pour conclure un contrat avec le CST;
  • les personnes ou les compagnies qui ont fait une offre en réponse à une demande de proposition pour obtenir un contrat auprès du CST.

L’offre peut être constituée, entre autres, de voyages ou d’admissions gratuites ou à prix réduit à des événements sportifs ou culturels.

Solicitation

En tout temps, il est interdit aux employés de solliciter, de façon explicite ou implicite, auprès d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’un organisme du secteur privé qui est en relation avec le gouvernement, des cadeaux, des marques d’hospitalité, d’autres avantages ou des transferts de valeur économique.

Dans le cadre de campagnes de financement au profit d’organismes de charité, les employés doivent au préalable obtenir l’autorisation écrite du chef du CST ou du cadre délégué, par l’entremise du DGVEE, pour pouvoir solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès de personnes ou d’autres organismes. Dans un tel cas, si le chef du CST ou le cadre délégué détermine qu’il existe un risque réel, apparent ou potentiel de conflit d’intérêts ou une obligation envers le donateur, celui-ci peut exiger la réduction, la modification ou l’abandon de ces activités.

Traitement de faveur

Au cours de la prise de décision liée au processus de dotation, les employés doivent s’assurer qu’ils ne se placent dans une position de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel avec quiconque, y compris les membres de leur famille et leurs amis.

Au cours de la prise de décision liée à l’octroi de bienfaits financiers à des parties externes, les employés doivent s’assurer qu’ils n’accordent aucun traitement de faveur ni aide à quiconque, y compris aux membres de leur famille ou à leurs amis. Dans de telles situations, les employés doivent informer leur gestionnaire de la présence du conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. Les employés offriront une aide à des personnes ou entités qui sont en relation avec le gouvernement seulement si a) cette aide est liée à leurs fonctions officielles; b) ils ont obtenu l’autorisation de leur supérieur; et c) ils observent toutes les conditions liées à l’autorisation.

Le fait de transmettre à des proches ou à des entités des informations facilement accessibles par le grand public à l’égard desquels des employés ou leurs proches ont un intérêt n’est pas considéré comme un traitement de faveur.

Biens, passifs et fiducies (rapport confidentiel)

Objectif

Informer les employés des biens, passifs et fiducies qui font l’objet d’un rapport confidentiel.

Biens et passifs devant faire l’objet d’un rapport confidentiel

Il incombe à l’employé de déterminer soigneusement et périodiquement s’il doit signaler ses biens et passifs dans un rapport confidentiel. Pour ce faire, il doit tenir compte de la nature de ses responsabilités officielles et des caractéristiques des biens et des passifs. S’il existe une situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent entre l’exécution de ses fonctions officielles et ses biens ou passifs, il est tenu de produire un rapport confidentiel. S’il n’existe aucun rapport entre les deux, il n’est pas tenu de présenter un rapport confidentiel.

La liste non exhaustive ci-après contient des exemples de biens et de passifs qui doivent faire l’objet d’un rapport confidentiel si ceux-ci placent, ou pourraient placer, l’employé en situation de conflit d’intérêts. La liste n’est pas exhaustive.

• Les valeurs cotées en bourse de sociétés et les titres de gouvernements étrangers, les régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER) autogérés et les régimes enregistrés d’épargne-études (REEE) autogérés qui comprennent de tels titres, lorsque ces derniers sont détenus directement plutôt que comme unités de fonds communs de placement.
• Les participations dans une société en nom collectif, une entreprise individuelle, une coentreprise, une société fermée ou une entreprise familiale et, en particulier, dans une société ou entreprise qui possède ou contrôle des actions de sociétés ouvertes ou qui fait des affaires avec le gouvernement.
• Les propriétés agricoles exploitées à des fins commerciales.
• Les biens immobiliers qui ne servent pas à l’usage personnel de l’employé ou des membres de sa famille.
• Les marchandises, les contrats à terme et les devises étrangères détenus ou négociés à des fins de spéculation.
• Les biens placés en fiducie ou découlant d’une succession dont l’employé est bénéficiaire.
• Les prêts, garantis ou non, consentis à des personnes autres que les membres de la famille immédiate de l’employé.
• Tout autre bien ou dette qui pourrait susciter un conflit d’intérêts réel ou potentiel, vu la nature particulière des fonctions et responsabilités de l’employé.
• Les passifs directs et éventuels relatifs aux biens mentionnés dans la présente section.

Biens ne devant pas faire l’objet d’un rapport confidentiel

Les biens et les intérêts destinés à l’usage personnel des employés et de leur famille, ainsi que les biens qui ne sont pas de nature commerciale, ne doivent pas faire l’objet d’un rapport confidentiel.

Voici une liste non exhaustive de ces biens :

• les résidences principales et secondaires et les propriétés agricoles réservées à l’usage personnel, présent et futur, de l’employé ou de sa famille;
• les articles ménagers et les effets personnels;
• les oeuvres d’art, les antiquités et les objets de collection;
• les automobiles et autres moyens de transport personnels;
• les liquidités et les dépôts;
• les obligations d’épargne du Canada et autres titres à valeur fixe émis ou garantis par un ordre de gouvernement au Canada ou par des organismes gouvernementaux;
• les REER et les REEE qui ne sont pas autogérés;
• les régimes enregistrés d’épargne-logement;
• les investissements dans des fonds communs de placement à capital variable;
• les certificats de placement garantis et les instruments financiers du même genre;
• les rentes et les polices d’assurance-vie;
• les droits à des pensions;
• les créances à recouvrer d’un ancien employeur, client ou associé;
• les prêts personnels consentis par l’employé aux membres de sa famille immédiate et les petits prêts personnels consentis à d’autres personnes.

Dessaisissement des biens

Si le chef du CSTC ou le cadre délégué juge que des biens particuliers comportent un risque réel, apparent ou potentiel de conflit d’intérêts par rapport aux fonctions et responsabilités d’un employé, ce dernier doit alors se dessaisir de ces biens dans les 120 jours suivant sa nomination, son transfert ou sa mutation. Ces biens doivent soit être vendus à un tiers avec qui le fonctionnaire n’a aucun lien de dépendance, soit être placés dans une fiducie sans droit de regard.

Lorsque la vente est le mode de dessaisissement utilisé, une confirmation de la vente, comme un reçu de vente du courtier, doit être remise au chef du CST ou au cadre délégué par l’entremise du DGVEE.

Lorsque la fiducie sans droit de regard est le mode de dessaisissement utilisé, le DGVEE offrira de l’aide au chef du CST ou au cadre délégué, ainsi qu’à l’employé, afin de constituer les fiducies sans droit de regard et de déterminer si chaque fiducie sans droit de regard satisfait aux exigences.

Mesures relatives à la résolution des conflits d’intérêts

Il est attendu que la plupart des situations de conflit d’intérêts seront résolues par la discussion entre le gestionnaire ou le DGVEE et l’employé.

Si l’employé et la direction ne s’entendent pas sur les arrangements appropriés à prendre pour empêcher un conflit d’intérêts, le désaccord doit être résolu au moyen des procédures de grief en relations de travail établies.

Mesures relatives à l’aprèsmandat

Objectif

Mettre en place des règles de conduite relatives à l’après-mandat au CST.

Responsabilités de tous les fonctionnaires

Sans limiter indûment leurs possibilités de se chercher un autre emploi, les employés doivent réduire au minimum la possibilité de se trouver dans des situations de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre leur nouvel emploi et leurs dernières responsabilités au CST. Avant de quitter le CST, les employés doivent faire part de leurs projets d’emploi à venir. Tout conflit éventuel doit être porté à l’attention du directeur général de la vérification, de l’évaluation et de l’éthique (DGVEE).

Application

Les responsabilités susmentionnées s’appliquent à tous les employés du CST (y compris les employés nommés pour une période déterminée ou indéterminée, les employés en détachement/échange et les étudiants employés par le CST).

Postes de cadres supérieurs ou désignés

Les mesures qui suivent s’appliquent précisément aux employés occupant un poste classé au niveau de cadre supérieur (EX) ou l’équivalent, ou aux postes désignés par le chef du CST^{Note de bas de page *} :

Avant de quitter les fonctions

L’employé doit divulguer par écrit, dans un rapport confidentiel adressé au DGVEE, toutes les offres sérieuses d’emploi émanant de l’extérieur qui risquent de le placer dans une situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, et divulguer immédiatement son acceptation de toute offre d’emploi.

Période de restriction

Il est interdit à tout ancien employé, dans l’année qui suit la cessation de ses fonctions au CST :

• d’accepter une nomination au conseil d’administration d’une entité avec laquelle il a eu, personnellement ou par l’entremise de ses subalternes, des rapports officiels importants au cours de l’année ayant précédé la fin de son mandat, ou d’accepter un emploi au sein d’une telle entité;
• d’intervenir pour le compte ou au nom d’une autre personne ou d’une entité auprès d’un ministère ou d’un organisme avec lequel il a eu, personnellement ou par l’entremise de ses subalternes, des rapports officiels importants au cours de l’année ayant précédé la fin de son mandat; ou
• de donner des conseils à son nouvel employeur ou à ses clients au moyen d’informations auxquelles le public n’a pas accès sur les programmes ou les politiques de l’organisation avec laquelle il entretenait d’importants rapports directs alors qu’il était employé du CST.

Réduction de la période de restriction

Le chef du CST a le pouvoir de réduire ou d’annuler la période de restriction d’emploi d’un employé ou ancien employé, en tenant compte des aspects suivants :

• les circonstances du départ de l’employé;
• les perspectives générales d’emploi de l’employé ou ancien employé;
• l’importance que le gouvernement attache aux informations détenues par l’employé ou l’ancien employé dans le cadre de son poste au CST;
• l’occasion de transférer rapidement les connaissances et les compétences d’un employé ou ancien employé au secteur privé, à d’autres secteurs gouvernementaux ou à des secteurs non gouvernementaux;
• la mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial indu ou des avantages de nature privée en embauchant l’employé ou ancien employé; et
• ’autorité et l’influence exercées par l’employé dans son poste au CST, et les dispositions prises dans d’autres cas.

Toute décision prise par le chef du CST quant à l’annulation ou à la réduction de la période de restriction doit être consignée par écrit.

Arrangements de départ

Avant le départ officiel de l’employé, le chef du CST ou le cadre délégué doit s’assurer qu’il connaît les exigences relatives à l’après-mandat.

Nouvel examen

Tout employé actuellement en poste ou ancien employé du CST peut demander au chef du CST de réexaminer toute décision ayant trait à son observation des mesures concernant l’après-mandat.

Mesures pour le règlement de situations relatives à l’aprèsmandat au CST

Il est attendu que la plupart des situations d’après-mandat donnant lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel seront résolues par la discussion entre le gestionnaire et l’employé.

Si l’employé et la direction ne s’entendent pas sur les arrangements appropriés à prendre pour empêcher un conflit d’intérêts, le désaccord doit être résolu au moyen des procédures de grief en relations de travail établies.

Divulgation d’actes répréhensibles

Objectif

Fournir aux employés un mécanisme permettant la discussion ou le signalement d’enjeux importants en matière d’éthique au CST, notamment des actes répréhensibles perçus ou présumés, et ce, sans crainte de représailles. Un tel mécanisme est requis au CST en vertu de l’article 52 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles, et est conforme aux valeurs du CST.

Politique

Consultation sur des questions touchant l’éthique

Les employés qui souhaitent signaler, aborder ou clarifier un enjeu en matière d’éthique survenu au CST sont invités à communiquer avec leur gestionnaire, un représentant syndical, les Relation de travail, ou le directeur général de la Vérification, de l’évaluation et de l’éthique (DGVEE), qui agissent à titre d’agents supérieurs du CST sur ces questions.

Le DGVEE est à la disposition du personnel du CST pour tout renseignement lié à la Charte d’éthique du CST et au présent mécanisme.

Un employé qui s’entretient avec le DGVEE sur un enjeu en matière d’éthique, y compris la divulgation d’informations, peut être accompagné d’un représentant syndical, d’un ami, d’un collègue ou de toute autre personne, pourvu que la personne choisie possède l’habilitation de sécurité en lien avec l’enjeu dont il est question.

Divulgation d’un acte répréhensible

En vertu du présent mécanisme, l’employé qui a des raisons de croire avoir été témoin d’un acte répréhensible au travail ou qui en apprend l’existence, est encouragé à le divulguer à son gestionnaire ou au DGVEE, ou à coopérer à l’enquête portant sur cet acte répréhensible, et ce, en toute confiance et sans crainte de représailles.

De plus, l’employé qui a des raisons de croire qu’on lui demande d’agir à l’encontre de la présente Charte peut le signaler au DGVEE en toute confiance et sans crainte de représailles. Si aucune des options susmentionnées – c.-à-d. divulgation au gestionnaire ou au DGVEE – n’est jugée acceptable ou appropriée, l’employé peut communiquer directement avec le chef du CST.

Si l’employé juge qu’un acte répréhensible présumé ne pourrait être résolu de manière satisfaisante au CST, il peut soumettre une plainte auprès de l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement.

Confidentialité et protection de la vie privée

Le CST est tenu et promet de protéger la confidentialité des situations liées à la divulgation d’actes répréhensibles, sous réserve de toute loi fédérale ou des principes d’équité procédurale et de justice naturelle pour protéger l’identité et la vie privée des personnes en cause dans le cadre d’une divulgation.

Toute l’information obtenue au cours d’une enquête découlant de la divulgation d’un acte répréhensible présumé ou obtenue dans le cadre de la divulgation doit être traitée et conservée conformément aux procédures établies relatives aux renseignements classifiés ou protégés. En outre, les informations recueillies par suite d’un acte répréhensible divulgué ou du signalement d’une plainte à l’égard de représailles seront traitées de manière confidentielle et discrète.

Personnes autres que les employés

Les personnes autres que les employés du CST (entrepreneurs, visiteurs, etc.) qui croient avoir été témoins d’un acte répréhensible ou qui en apprennent l’existence, sont également encouragées à le signaler au DGVEE. Selon le cas, le CST ne peut garantir que ces employés bénéficieront des mêmes protections que son personnel; toutefois, tous les efforts raisonnables seront déployés en ce sens.

Représailles

En vertu du présent mécanisme, aucun employé ne doit faire l’objet de représailles pour avoir divulgué un acte répréhensible ou collaboré à une enquête relative à des actes divulgués ou à des représailles.

Définitions

Divulgation se dit de la communication, faite de bonne foi et conformément au mécanisme établi, d’une information par un employé fondée sur la croyance qu’un acte répréhensible aurait été commis ou serait sur le point d’être commis, ou encore que l’employé se serait vu demander de commettre.

Représailles s’entend de l’une ou l’autre des mesures suivantes prises à l’encontre d’un employé pour le motif qu’il a fait d’une divulgation protégée ou pour le motif qu’il a collaboré de bonne foi à une enquête menée sur une divulgation :

• une sanction disciplinaire;
• la rétrogradation de l’employé;
• le licenciement de l’employé;
• toute mesure portant atteinte à l’emploi ou aux conditions de travail de l’employé;
• toute menace à cet égard.

Acte répréhensible se définit comme l’un ou l’autre des éléments suivants dans le contexte du CST, ou en relation avec celui-ci :

• la contravention d’une loi fédérale, provinciale ou territoriale, ou d’un règlement pris en vertu d’une telle loi;
• l’usage abusif des fonds ou des biens publics;
• les cas graves de mauvaise gestion;
• la contravention grave de la Charte d’éthique du CST ou des politiques en matière de sécurité;
• le fait de causer, par action ou par omission, un risque grave et précis pour la vie, la santé et la sécurité humaines ou pour l’environnement, à l’exception du risque inhérent à l’exercice des attributions d’un employé;
• le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre l’un des actes répréhensibles susmentionnés.

Responsabilités du chef du CST

Le chef du CST est responsable de :

• favoriser une communication honnête au sein du CST de sorte qu’il soit facile de régler les problèmes dans le cadre d’une interaction normale entre les employés et leurs gestionnaires;
• établir un mécanisme interne permettant de gérer la divulgation d’un acte répréhensible, avec la participation d’un agent supérieur pour entendre de telles divulgations et prendre les mesures nécessaires;
• renseigner tous les employés au sujet de ce mécanisme, en fournissant notamment le nom, l’emplacement du bureau et le numéro de téléphone de l’agent supérieur;
• veiller à ce que les divulgations soient traitées rapidement et fassent l’objet d’une enquête au besoin, et que des mesures diligentes et appropriées soient prises pour redresser la situation;
• faire en sorte, dans les cas où un acte répréhensible est confirmé par suite d’une divulgation en vertu de la présente Charte, de mettre à la disposition du public^{Note de bas de page 1} de l’information faisant état de l’acte répréhensible, des recommandations formulées et des mesures correctives prises ou des motifs invoqués pour ne pas en prendre;
• protéger les employés contre les représailles et déterminer la mesure de restitution appropriée, dans le cas où des représailles ont été exercées;
• assurer la confidentialité des renseignements recueillis relatifs à la divulgation d’un acte répréhensible présumé;
• présenter des rapports annuels au ministre de la Défense nationale sur les divulgations et enjeux connexes.

Responsabilités de l’agent supérieur (le DGVEE)

Le DGVEE, à titre d’agent supérieur désigné par le chef du CST, est chargé des fonctions suivantes :

• diffuser des renseignements sur ce mécanisme, en l’interprétant correctement et en donnant des conseils judicieux; recevoir, enregistrer et examiner les divulgations d’information concernant un acte répréhensible, et déterminer si elles sont suffisamment fondées pour leur donner suite;
• mener des enquêtes au besoin, examiner les résultats et les communiquer, y compris toute question systémique mise au jour, et formuler des recommandations au chef du CST quant aux mesures correctives à adopter lorsque cela est justifié;
• s’assurer que les enquêtes sont menées adéquatement et le plus rapidement possible;
• s’assurer que des procédures sont mises en place pour la gestion de divulgations qui exigent des mesures immédiates ou urgentes;
• sous réserve de toute loi fédérale ou des principes d’équité procédurale et de justice naturelle, prendre les mesures appropriées pour que l’identité et la vie privée des personnes en cause dans le cadre d’une divulgation soient protégées, notamment celles du divulgateur, des témoins et de l’auteur présumé de l’acte répréhensible, de même que des personnes qui collaborent aux enquêtes relatives à un acte répréhensible divulgué;
• préparer un rapport annuel pour le chef du CST qui traitera, à tout le moins, des aspects suivants : nombre de demandes de renseignements et de conseils reçus; nombre de divulgations qui ont été reçues, traitées et rejetées; nombre d’enquêtes commencées; nombre de recommandations formulées et leur état; problème systémique, le cas échéant; et toute recommandation relative à des améliorations jugées appropriées.

Le DGVEE relève directement du chef du CST en ce qui concerne les questions relatives au présent mécanisme.

Par ailleurs, le DGVEE agira à titre de personne-ressource du CST pour ce qui est de recevoir les informations provenant d’employés autres que ceux du CST (membres du personnel intégré, entrepreneurs ou agents supérieurs d’autres ministères ou organismes chargés d’exécuter des fonctions similaires ou connexes dans leur organisation respective, etc.) concernant des actes répréhensibles mettant en cause le CST ou son personnel. De même, le DGVEE agira à titre de personne-ressource du CST pour ce qui est de fournir de tels renseignements aux entités externes, le cas échéant.

Dans l’exécution de ces responsabilités, le DGVEE peut faire appel au personnel qui relève de la Direction générale de la vérification, de l’évaluation et de l’éthique.

Responsabilités des employés

Les employés sont responsables de :

• suivre le mécanisme interne établi pour divulguer des actes répréhensibles au travail;
• respecter la réputation des personnes en évitant de divulguer des actes répréhensibles de manière frivole, insouciante ou de mauvaise foi;
• respecter la confidentialité des renseignements sur les personnes en cause dans les actes répréhensibles présumés.

En outre, les employés doivent connaître leurs responsabilités en vertu des différentes politiques et lois, par exemple la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Code criminel, la Loi sur la protection de l’information, les politiques du CST en matière de sécurité et les autres sections de la Charte d’éthique du CST.

Responsabilités des gestionnaires (tous les niveaux)

Les gestionnaires de tous les niveaux assument les responsabilités suivantes :

• s’assurer que leurs employés connaissent les processus en place dans le cadre du présent mécanisme s’ils veulent divulguer des informations concernant des actes répréhensibles;
• favoriser l’honnêteté dans leurs rapports avec les employés;
• agir rapidement lorsqu’ils prennent connaissance d’informations concernant des actes répréhensibles présumés;
• obtenir des conseils auprès du DGVEE au besoin, lui prêter main-forte, lui fournir des renseignements et les accès nécessaires au besoin pour lui permettre d’assumer ses responsabilités en vertu du présent mécanisme;
• protéger contre les représailles les employés qui divulguent des actes répréhensibles présumés ou qui collaborent à l’enquête sur ceux-ci, y compris protéger leur identité;
• maintenir et protéger la confidentialité au besoin.

Mesures administratives et disciplinaires

En vertu de l’application du présent mécanisme, les employés de tous les niveaux peuvent être assujettis à des mesures administratives et disciplinaires, la plus sévère étant le licenciement, s’ils :

• exercent des représailles contre un autre employé qui a divulgué un acte répréhensible conformément à la présente politique ou contre un employé qui a servi de témoin ou a contribué autrement dans le cadre d’une enquête découlant d’une divulgation;
• choisissent de divulguer un acte d’une manière non conforme à la présente politique et aux exigences procédurales connexes;
• font volontairement obstacle au DGVEE dans l’exercice de ses fonctions en vertu de la présente politique;
• font ce qui suit, à un document ou un élément qu’ils savent pertinent à l’enquête relative à l’acte répréhensible divulgué : le détruisent, l’endommagent ou le modifient; le falsifient ou en forgent un nouveau; le cachent; obligent ou conseillent quiconque de poser l’un de ces gestes ou font en sorte que quelqu’un les pose.

Il faut informer le directeur général, Ressources humaines, de toute mesure administrative ou disciplinaire à prendre.

Protection contre les représailles

On encourage les employés, qui croient subir des représailles après avoir divulgué un acte répréhensible ou collaboré dans le cadre d’une enquête menée en vertu de la présente politique, à en aviser le DGVEE le plus tôt possible pour permettre une intervention efficace. Le DGVEE étudiera la question et informera le plaignant et les gestionnaires supérieurs concernés de ses conclusions. Si, à tout moment pendant cette enquête, le DGVEE a des motifs raisonnables de croire que des représailles ont été lancées, il en avisera immédiatement le chef du CST.

Il existe d’autres mécanismes de recours pour les employés, comme ceux s’inscrivant dans la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique et la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail du CST.

Si l’on détermine qu’un employé a subi des représailles, le chef du CST peut, en vertu de ses pouvoirs en matière de ressources humaines ou d’administration financière, exiger que l’on prenne des mesures de réparation pour l’employé ou que l’on offre à ce dernier une compensation que le chef juge appropriée.

Divulgation d’une activité criminelle

Toute information divulguée concernant une activité ou une action criminelle sera acheminée aux autorités compétentes pour une enquête en vertu de l’application de la loi et des politiques.

Demandes d’accès à l’information ou de protection des renseignements personnels

Il est interdit, à la suite d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de communiquer les documents liés directement à la divulgation d’un acte répréhensible, ou découlant de la divulgation et de l’enquête ou de la résolution subséquente.

Processus interne de divulgation et de résolution des actes répréhensibles

Objectif

Consigner le processus à suivre lorsqu’un employé du CST souhaite signaler un acte répréhensible qu’il perçoit ou soupçonne.

Étapes à suivre

Un employé qui croit qu’une personne a commis ou est sur le point de commettre un acte répréhensible est tenu de le signaler à son gestionnaire ou au DGVEE.

Si un employé a signalé la question à son gestionnaire, ce dernier peut lui offrir d’acheminer la divulgation au DGVEE; toutefois, l’employé doit y consentir à moins que le gestionnaire juge que la question est suffisamment grave et que le fait d’omettre d’en parler au DGVEE serait de la négligence, ou pourrait raisonnablement être considéré comme telle. Dans tous les cas, le gestionnaire informera l’employé de sa décision avant de rencontrer le DGVEE.

Les étapes suivantes s’appliquent à la divulgation d’un acte répréhensible au DGVEE.