Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2017-2018

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Le présent rapport annuel est le troisième que le Centre de la sécurité des télécommunications (CST) a préparé et présenté au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi. Il dresse un aperçu des activités de l’organisme et décrit comment le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a rempli ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016.

Mandat du Centre de la sécurité des télécommunications

Conformément au paragraphe 273.64(1) de la Loi sur la défense nationale, le CST dispose d’un mandat à trois volets :

1. acquérir et utiliser l’information provenant de l’infrastructure mondiale d’information dans le but de fournir des renseignements étrangers, en conformité avec les priorités du gouvernement du Canada en matière de renseignement;
2. fournir des avis, des conseils et des services pour aider à protéger les renseignements électroniques et les infrastructures d’information importantes pour le gouvernement du Canada; et
3. fournir une assistance technique et opérationnelle aux organismes fédéraux chargés de l’application de la loi et de la sécurité, dans l’exercice des fonctions que la loi leur confère.

Structure du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP fait partie du Groupe de la divulgation, des politiques et de l’examen qui relève du Secteur des politiques et des communications du CST. Le ministre de la Défense nationale a délégué tous les pouvoirs en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information au chef adjoint, Politiques et communications (coordinateur de l’AIPRP du CST), et la plupart des pouvoirs au directeur, Divulgation, politiques et examen, ainsi qu’au gestionnaire, Gestion des divulgations. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs qui énonce les responsabilités en vertu de la Loi se trouve à l’annexe I du présent rapport.

Le Bureau de l’AIPRP compte un gestionnaire responsable de sept employés à temps plein qui travaillent au sein de deux équipes distinctes : l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP et l’équipe de la Gouvernance et des politiques en matière de protection des renseignements personnels (GPPRP). L’équipe des Opérations liées à l’AIPRP se compose d’un superviseur, de deux analystes et d’un agent de soutien. L’équipe de la GPPRP comprend un superviseur et deux analystes des politiques.

En plus de préparer des rapports pour le Parlement et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Bureau de l’AIPRP représente le CST en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés auprès du SCT et des représentants du commissaire à la protection de la vie privée et du commissaire à l’information en ce qui a trait à l’application des lois au sein du CST.

Plus particulièrement, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP est responsable des activités suivantes :

• traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• répondre aux demandes de consultation provenant d’autres institutions gouvernementales;
• fournir des conseils et une orientation aux membres de la haute direction et du personnel du CST sur les enjeux liés aux lois et aux politiques en matière d’AIPRP;
• Fournir des conseils d’expert et de l’aide en matière de protection de la vie privée aux secteurs d’activités pour l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, rédiger des énoncés de confidentialité et la tenue des fichiers de renseignements personnels.
• aider le CST à respecter ses obligations en vertu des lois, y compris l’application des règlements, politiques et lignes directrices connexes;
• représenter le CST au sein des communautés de pratique de l’AIPRP, comme lors des réunions de la collectivité de l’AIPRP du SCT;
• élaborer les procédures, guides et outils de travail en matière d’AIPRP et les mettre en oeuvre au sein de l’organisme;
• fournir de la formation au personnel du CST sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’équipe de la GPPRP est responsable des activités suivantes :

• fournir des conseils et une orientation aux membres de la haute direction et du personnel du CST sur les enjeux liés aux lois et aux politiques en matière de protection des renseignements personnels;
• fournir des conseils d’expert et de l’aide en matière de protection de la vie privée aux secteurs d’activités pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, la gestion des atteintes à la vie privée, la rédaction des énoncés de confidentialité et la tenue des fichiers de renseignements personnels;
• aider le CST à respecter ses obligations en vertu des lois, y compris l’application des règlements, politiques et lignes directrices connexes;
• représenter le CST au sein des communautés de pratique en matière de protection des renseignements personnels;
• coordonner la mise à jour annuelle de la publication Info Source du CST, qui comprend une description de l’organigramme et des fonds de renseignements de l’organisme;
• élaborer l’ébauche des procédures, guides et outils de travail internes en matière de protection des renseignements personnels et les mettre en oeuvre au sein de l’organisme;
• fournir de la formation au personnel du CST sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Principales activités et réalisations

Études et formation

Le CST est déterminé à offrir à son effectif un apprentissage et un perfectionnement continus et il accorde une importance particulière à la formation de ses nouveaux employés. C’est pourquoi il a mis en place une initiative visant à renseigner les nouveaux étudiants et les étudiants qui reviennent au CST sur les questions liées à l’AIPRP. Au cours de l’exercice 2017-2018, 256 des nouveaux étudiants et des étudiants qui sont revenus travailler au CST ont suivi la formation sur l’AIPRP.

Le CST a également adopté une approche sur mesure pour ce qui est de la formation de ses spécialistes sur les questions liées aux exigences législatives, aux rôles et aux responsabilités. Le Bureau de l’AIPRP a tenu trois séances de formation, auxquelles 15 employés ont assisté. Par ailleurs, le CST encourage ses employés à participer au cours de formation sur l’AIPRP offert par l’École de la fonction publique du Canada, et le Bureau de l’AIPRP propose toujours des ressources éducatives sur une page de l’intranet.

Politiques et procédures institutionnelles sur l’accès à l’information

En 2017-2018, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP a continué de centrer ses efforts sur la rationalisation de ses procédures en cernant les secteurs où il serait possible d’accroître l’efficacité du processus. Elle a établi une initiative en collaboration avec ses bureaux de première responsabilité afin d’améliorer la rapidité et l’efficience du traitement des demandes en donnant au Bureau de l’AIPRP la responsabilité de faire l’examen initial des dossiers. L’efficience de cette initiative sera examinée tout au long du prochain exercice.

L’équipe des Opérations liées à l’AIPRP a centré ses efforts sur l’établissement de partenariats internes avec les secteurs les plus occupés. Elle a, à cette fin, adopté un traitement automatique des demandes et créé une base de données de justifications pour assurer l’uniformité des communications de documents. Grâce à ses nombreuses collaborations avec l’unité des Divulgations légales du CST, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP est en mesure de s’assurer que les exceptions énoncées dans la Loi sur l’accès l’information sont conformes aux caviardages effectués dans le cadre des processus stipulés à l’article 38 de la Loi sur la preuve au Canada.

Défi et complications

Comme le CST s’efforce de faire preuve d’une plus grande transparence, le Bureau de l’AIPRP s’est engagé à équilibrer les divulgations et la nécessité d’assurer la protection de l’information classifiée qui a des répercussions importantes sur la sécurité nationale, tout en faisant face à des pressions sur le plan des ressources et de la charge de travail. Le Bureau de l’AIPRP se prépare en prévision des changements anticipés aux lois sur l’AIPRP qui découlent du projet de loi C-58, surtout en ce qui concerne les divulgations proactives.

Rapport statistique sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information

Nombre de demandes officielles et origine

Au cours de la période de 2017-2018 visée par le présent rapport, le CST a reçu 104 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (comparativement à 144, 92 et 98 demandes en 2016-2017, en 2015-2016 et en 2014-2015, respectivement). Ce chiffre représente une diminution par rapport à la période de 2016-2017, et une augmentation par rapport aux périodes de 2015-2016 et 2014-2015. Cette augmentation marquée en 2016-2017 pourrait être considérée comme un cas isolé découlant du rehaussement du profil public du CST, qui a suscité un intérêt accru envers nos activités pour cette période. À la fin de l’exercice 2017-2018, le CST avait complété 82 demandes et en avait reporté 70 à l’exercice suivant. Les médias représentent la catégorie de demandeurs la plus importante des quatre dernières périodes visées par un rapport; ils ont représenté 67 pour cent des nouvelles demandes en 2017-2018. Les demandes du public représentaient 14 pour cent de toutes les demandes reçues, ce qui représente une diminution par rapport aux 38 pour cent de l’année précédente. Ces deux sources représentent la majeure partie des nouvelles demandes reçues en 2017-2018.

Description détaillée - Tableau 1

Tableau : Demandes reçues

Source	Demandes reçues
	2013-2014	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018
Accès	133	98	92	144	104
Consultations - accès	124	107	74	79	105
Vie privée	69	28	10	23	10
Consultations - vie privée	1	2	2	1	2

Disposition des demandes complétées

Le CST a complété 82 demandes au cours de la période visée. De ce nombre, 45 demandes ont donné lieu à une divulgation partielle, une demande a donné lieu à une divulgation complète et deux demandes ont fait l’objet d’une exclusion complète. Les demandes ayant donné lieu à une divulgation partielle représentaient 55 pour cent des demandes complétées par l’organisme. Aucun document n’existait dans 16 cas, et 9 demandes ont été abandonnées par le demandeur. Le CST a complété 56 demandes d’accès à l’information de moins en 2017-2018 qu’au cours de l’exercice précédent. À mesure que le CST a gagné en notoriété auprès du public, la complexité et le nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ont aussi augmenté. Cette augmentation marquée de consultations et les défis liés au maintien d’un nombre adéquat de ressources ont aussi eu une incidence sur la diminution du nombre de demandes complétées. Le CST a l’intention d’ajouter des ressources en 2018-2019 afin d’améliorer ce chiffre.

Description détaillée - Tableau : 2

Tableau : Demandes complétées

Source	Demande complétées
	2013-2014	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018
Accès	79	128	87	138	82
Consultations - accès	115	118	79	75	82
Vie privée	67	24	16	22	8

Description détaillée - Tableau : 3

Tableau : Disposition des demandes complétées

Disposition des demandes complétées	Nombre de demandes
	2013-2014	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018
Communication totale	4%	2%	5%	4%	1%
Communication partielle	42%	60%	64%	71%	55%
Exception totale	5%	3%	1%	2%	2%
Exclusion totale	0%	2%	0%	0%	0%
Aucun document n'existe	22%	15%	6%	11%	20%
Demande abandonnée	27%	13%	18%	8%	11%
Ni confirmée ni infirmée	0%	6%	6%	2%	11%
Demande transférée	1%	0%	0%	1%	0%

Ne pas confirmer ou nier l’existence d’un document

Le paragraphe 10(2) de la Loi précise que les institutions ne sont pas obligées de faire état de l’existence d’un document. Lorsqu’elles avisent un demandeur qu’elles invoquent cette disposition, les institutions doivent aussi indiquer l’article de la Loi sur lequel un refus pourrait raisonnablement se fonder si le document existait. Le paragraphe 10(2) a été élaboré de manière à résoudre les situations dans lesquelles la simple confirmation de l’existence (ou la non-existence) d’un document pourrait révéler de l’information autrement protégée en vertu de la Loi. On recommande de limiter l’application du paragraphe 10(2) aux cas où le fait de confirmer ou de nier l’existence d’un document risquerait de causer préjudice aux relations étrangères du Canada, à la défense du Canada, aux activités d’application de la loi et à la sécurité des individus, ou encore de divulguer des renseignements personnels. Le paragraphe 10(2) a été invoqué à neuf occasions au cours de l’exercice 2017-2018.

Délai de traitement

La plupart des demandes d’AIPRP ont été complétées dans un délai de 30 jours en 2017-2018. Cela peut s’expliquer par l’efficacité accrue avec laquelle les demandes sont traitées et par les efforts qui sont déployés pour maintenir une relation étroite avec les bureaux de première responsabilité. Compte tenu du nombre et de la complexité des demandes, ainsi que des problèmes liés aux ressources, il s’agit d’une amélioration considérable sur le plan du respect des échéances. Les 45 demandes complétées dans un délai de 30 jours en 2017-2018 représentent 55 pour cent du nombre total de demandes complétées. Le Bureau de l’AIPRP du CST a complété 19 demandes dans un délai de 31 à 60 jours; 8 demandes dans un délai de 61 à 120 jours; 8 demandes dans un délai de 121 à 180 jours; 1 demande dans un délai de 181 à 365 jours; et 1 demande dans un délai de plus de 365 jours. Le CST a reporté 70 demandes à l’exercice 2018-2019, comparativement aux 48 demandes reçues en 2016-2017 qu’il avait reportées à 2017-2018 en raison de la complexité accrue des demandes.

Description détaillée - Tableau : 4

Tableau : Délais de traitement

Jours	Délais de traitement
	2013-2014	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018
Moins de 30 jours	49%	38%	55%	58%	55%
De 31 à 60 jours	20%	13%	9%	9%	23%
De 61 à 120 jours	13%	17%	23%	15%	10%
De 121 à 180 jours	1%	8%	2%	4%	10%
De 181 à 365 jours	16%	16%	5%	7%	1%
Plus de 365 jours	0%	9%	6%	7%	1%

Exceptions concernant la divulgation de renseignement

L’exception la plus communément appliquée par le CST se rapportait au paragraphe 15(1), Affaires internationales et défense, de la Loi sur l’accès à l’information. Elle a été invoquée pour protéger l’information qui risquerait raisonnablement de causer préjudice à la défense du Canada dans le cas de 45 demandes. Ce même paragraphe 15(1) a également été invoqué à 4 reprises pour protéger l’information qui risquerait de causer préjudice aux affaires internationales. D’autres exceptions qui sont appliquées au cours de l’exercice financier concernent l’alinéa 16(2)c), qui a trait aux renseignements portant sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou ouvrages ou de réseaux ou systèmes divers, ou portant sur les méthodes employées pour leur protection et l’alinéa 13(1)a), qui a trait aux renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes. On dénote aussi une diminution marquée de l’application de tous les alinéas du paragraphe 21(1), Avis, etc., en comparaison à la période 2016-2017.

Prorogation du délai

Aucun délai n’a été prorogé conformément à l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information. Cependant, le CST a prorogé 12 délais conformément à l’alinéa 9(1)b) de la Loi afin de mener des consultations qu’il n’aurait pas pu effectuer dans le délai initial, et prorogé le délai de six demandes en vertu de l’alinéa 9(1)c) pour mener des consultations auprès de tiers conformément au paragraphe 27(1) de la Loi. Il y a eu une diminution de 34 % des prorogations par rapport à celles de 2016-2017, dû principalement à la diminution des consultations avec d’autres ministères du gouvernement.

Consultations

Au cours du présent exercice, le CST a reçu 105 demandes de consultation comparativement à 79 au cours de la dernière période visée par un rapport. D’autres institutions gouvernementales ont présenté 104 demandes de consultations, et une nouvelle demande de consultation a été soumise par d’autres organismes. Le CST a complété 82 demandes de consultation et a reporté 32 demandes de consultation à 2018-2019. Comme pour les demandes officielles présentées aux termes de la Loi sur l’accès à l’information, la complexité des consultations et la réception de demandes de consultations en AIPRP au sujet de documents historiques ont contribué à la hausse marquée, ce qui s’est traduit par le traitement de 11 921 pages de plus en 2017-2018 par rapport à 2016-2017.

Demandes informelles

Le CST a répondu à 79 demandes informelles d’accès à des documents qui avaient déjà été communiqués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en 2017-2018. Ceci représente une augmentation marquée par rapport aux 47 demandes informelles complétées en 2016-2017. Les 79 demandes informelles ont donné lieu à la communication de plus de 110 trousses qui avaient déjà été communiquées.

Frais et coûts

Le CST a perçu 450 $ au titre des demandes. Les dépenses totales engagées pour appliquer la Loi sur l’accès à l’information s’élevaient à 370 214 $, ce qui est plus ou moins équivalent aux dépenses engagées en 2016-2017.

Plaintes,examens judiciaires et vérifications

Les personnes qui sont insatisfaites du traitement de leur demande d’accès à l’information peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada (CIC).

En 2017-2018, le CIC a reçu quatre plaintes contre le CST. L’une d’entre elles est une plainte au sujet d’un refus ou d’un retard. Les autres plaintes sont liées à la mise en application d’exemptions. Le CST a fourni au CIC l’information requise concernant ces plaintes. Le CIC a mis fin à une autre plainte contre le CST qui avait été reportée d’un exercice antérieur (2014-2015). Cette plainte au sujet d’une exemption a été abandonnée par le plaignant.

Au début de 2018-2019, le CIC comptait neuf plaintes en suspens contre le CST. Le CST continue de collaborer étroitement avec le CIC pour régler les plaintes le plus efficacement possible.

Surveillance de la conformité

À l’aide de son logiciel de gestion des cas, le Bureau de l’AIPRP a continué de produire des rapports sur les délais de traitement des demandes. Ces rapports ont été fournis au coordinateur de l’AIPRP du CST tout au long de l’exercice. Le Comité exécutif du CST (composé de membres de la direction de niveaux SM et SMA) est mis au courant chaque semaine de l’état des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le CST poursuivra ses efforts en vue d’améliorer la rapidité du traitement des demandes en 2018-2019, à l’aide d’initiatives comme celle mentionnée plus tôt, et continuera d’effectuer des analyses des mesures pour déterminer l’efficacité du programme.

Annexe A : Délégation des pouvoirs

Loi sur l’accès à l’information Arrêté sur la délégation

Conformément à l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre de la Défense nationale autorise par la présente la personne occupant le poste de directeur général, Politiques et communications, à exercer tous les pouvoirs et toutes les fonctions du ministre en tant qu’administrateur d’un organisme gouvernemental en vertu des Lois. Le directeur, Divulgation, politiques et examen, le directeur, Gestion des divulgations, et le superviseur du Bureau de l’AIPRP exerceront tous les pouvoirs et toutes les fonctions en vertu de la Loi, à l’exception notable de la disposition de dérogation fondée sur l’intérêt public en vertu du paragraphe 20(6). Le chef du CST et le directeur général, Politiques et communications partagent le pouvoir d’invoquer cette disposition.

Le ministre autorise également :

1. la personne occupant le poste de superviseur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels, à exercer les fonctions découlant de la Loi sur l’accès à l’information en vertu :
   • de l’article 9 (prorogation des délais imposés par la loi);
   • de l’article 11 (frais);
   • des articles 27 et 28 (communication de documents à un tiers aux fins de consultation);
2. la personne occupant le poste de superviseur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels, à répondre aux questions reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en l’absence de dossier.

Cet arrêté de délégation entre en vigueur le 1^er avril 2013 et remplace tous les arrêtés de délégation antérieurs.

Daté dans la ville d’Ottawa, en Ontario, ce 26 jour de mars 2013.

Original signé par
L’honorable Peter MacKay C.P., c.r., député,
Ministre de la Défense nationale

Annexe II : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Centre de la sécurité des télécommunications

Période d'établissement de rapport : 2017-04-04 à 2018-03-31

Nota : Toutes les demandes qui ont été consignées en tant que « demandes informelles » seront désormais prises en compte dans cette section seulement.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 : Prorogations

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Partie 6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Nota : Indiquer les valeurs à deux décimales près.