Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2018-2019

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’élargir l’accès aux documents que possède une institution du gouvernement fédéral en consacrant les principes suivants :

• le public doit avoir accès à l’information gouvernementale;
• les exceptions indispensables à ce droit d’accès doivent être précisées et limitées;
• les décisions quant à la communication de l’information du gouvernement devraient être révisées à l’extérieur du gouvernement.

Il s’agit du sixième rapport annuel préparé par le Centre de la sécurité des télécommunications (CST) et présenté au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi. Il dresse un aperçu des activités de l’organisme et décrit la manière dont le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a rempli ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information du 1^er avril 2018 au 31 mars 2019.

Mandat du Centre de la sécurité des télécommunications

Conformément au paragraphe 273.64(1) de la Loi sur la défense nationale, le CST dispose d’un mandat à trois volets :

1. acquérir et utiliser l’information provenant de l’infrastructure mondiale d’information dans le but de fournir des renseignements étrangers, en conformité avec les priorités du gouvernement du Canada en matière de renseignement ;
2. fournir des avis, des conseils et des services pour aider à protéger les renseignements électroniques et les infrastructures d’information importantes pour le gouvernement du Canada ;
3.  fournir une assistance technique et opérationnelle aux organismes fédéraux chargés de l’application de la loi et de la sécurité, dans l’exercice des fonctions que la loi leur confère.

Structure du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Le Bureau de l’AIPRP fait partie du groupe Divulgation, politiques et examen qui relève du Secteur des politiques et des communications du CST. Le ministre de la Défense nationale a délégué tous les pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information au chef adjoint, Politiques et communications, au directeur général, Divulgation, politiques et examen, au directeur, Divulgations et communication d’information, au gestionnaire, Divulgations, de même qu’au superviseur, Opérations liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs qui énonce les responsabilités en vertu de la Loi se trouve à l’annexe I du présent rapport.

Le Bureau de l’AIPRP est dirigé par un gestionnaire responsable de 12 employés à temps plein qui travaillent au sein de deux équipes distinctes : l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP et l’équipe de la Gouvernance et des politiques en matière de protection des renseignements personnels (GPPRP). À la fin de la période visée par le présent rapport, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP était composée d’un superviseur, de quatre analystes et d’un agent de soutien, alors que l’équipe GPPRP était formée d’un superviseur et de deux analystes politiques.

En plus de préparer des rapports à l’intention du Parlement et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Bureau de l’AIPRP agit au nom du CST auprès du SCT ainsi que des représentants du commissaire à la protection de la vie privée et du commissaire à l’information en ce qui a trait à l’application des lois qui s’appliquent au CST.

Plus particulièrement, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP est responsable des activités suivantes :

• traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• répondre aux demandes de consultation provenant d’autres institutions gouvernementales;
• fournir des conseils et une orientation aux membres de la haute direction et du personnel du CST sur les enjeux liés aux lois et aux politiques en matière d’AIPRP;
• aider le CST à respecter ses obligations en vertu des Lois, y compris l’application des règlements, des politiques et des lignes directrices connexes;
• représenter le CST au sein des communautés de pratique de l’AIPRP, par exemple lors des réunions de la collectivité de l’AIPRP du SCT;
• élaborer l’ébauche des procédures, des guides et des outils de travail en matière d’AIPRP et les mettre en œuvre au sein de l’organisme;
• offrir de la formation au personnel du CST sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’équipe de la GPPRP est responsable des activités suivantes :

• fournir des conseils et une orientation aux membres de la haute direction et du personnel du CST sur les enjeux liés aux lois et aux politiques en matière de protection des renseignements personnels;
• fournir des conseils d’expert et de l’aide en matière de protection de la vie privée aux secteurs opérationnels pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, la gestion des atteintes à la vie privée, la rédaction des énoncés de confidentialité et la tenue des fichiers de renseignements personnels;
• aider le CST à respecter ses obligations en vertu des Lois, y compris l’application des règlements, des politiques et des lignes directrices connexes;
• représenter le CST au sein des communautés de pratique en matière de protection des renseignements personnels;
• coordonner la mise à jour annuelle de la publication Info Source du CST, qui comprend une description de l’organigramme et des fonds de renseignements de l’organisme;
• élaborer l’ébauche des procédures, des guides et des outils de travail internes en matière de protection des renseignements personnels et les mettre en œuvre au sein de l’organisme;
• offrir de la formation au personnel du CST sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui a trait à la protection de la vie privée.

Principales activités et réalisations

Études et formation

Le CST s’engage à offrir à son effectif des activités d’apprentissage et de perfectionnement continus. Il accorde une importance particulière à la formation de ses nouveaux employés, en offrant notamment une formation sur l’AIPRP aux étudiants venant travailler au CST. Au cours de l’exercice 2018-2019, 167 nouveaux étudiants venus travailler au CST ont d’ailleurs suivi la formation sur l’AIPRP.

Le CST a également adopté une approche sur mesure pour former ses spécialistes quant à leurs rôles et à leurs responsabilités de même qu’aux exigences juridiques qu’ils doivent respecter. Le Bureau de l’AIPRP rencontre souvent des spécialistes pour leur offrir de la formation et répondre à leurs questions en vue de faciliter leur examen de l’information appartenant au CST. Des représentants du Bureau de l’AIPRP participent également au salon des carrières du CST pour donner de l’information aux employés de l’organisme concernant l’importance de l’AIPRP au sein du gouvernement du Canada. De plus, le CST encourage ses employés à participer au cours sur l’AIPRP qu’offre l’École de la fonction publique du Canada, et le Bureau de l’AIPRP propose toujours des ressources éducatives sur sa page Web dans l’intranet.

Politiques et procédures institutionnelles sur l’accès à l’information

En 2018-2019, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP a continué de simplifier ses procédures grâce à une initiative mise en œuvre avec ses bureaux de première responsabilité (BPR) afin d’améliorer la rapidité et l’efficience du traitement des demandes en donnant au Bureau de l’AIPRP la responsabilité d’effectuer l’évaluation initiale des documents. La surveillance de l’efficacité de cette initiative se poursuivra au cours du prochain exercice.

L’équipe des Opérations liée à l’AIPRP a concentré ses efforts sur l’établissement de partenariats internes avec les secteurs les plus sollicités. À cette fin, elle a adopté un processus de traitement électronique des demandes et a continué l’élaboration d’une base de données de justifications pour assurer l’uniformité des communications de documents. Grâce à ses nombreuses collaborations avec l’Unité des divulgations légales du CST, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP est en mesure de s’assurer que les exceptions énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information sont conformes aux caviardages appliqués dans le cadre des processus stipulés à l’article 38 de la Loi sur la preuve au Canada.

Le CST a commencé à utiliser le service « Demande d’AIPRP en ligne » à la fin de l’exercice 2018-2019, ce qui lui a permis de recevoir des demandes d’accès à l’information en ligne directement des demandeurs. Le SCT a mis en place ce service centralisé pour permettre aux utilisateurs d’envoyer des demandes d’accès à l’information aux institutions qui doivent se conformer à la Loi sur l’accès à l’information du gouvernement du Canada.

Défis et complications

Alors que le CST s’efforce de respecter les engagements qu’il a pris en matière de transparence et de sécurité nationale, le Bureau de l’AIPRP tente de trouver le juste équilibre entre l’obligation qu’a le CST de communiquer de l’information et le besoin de protéger l’information classifiée importante sur le plan de la sécurité nationale. Le CST doit gérer une charge de travail accrue en raison du volume de matériel à examiner dans le cadre de certaines demandes et de la complexité relative à la divulgation de l’information ayant trait à la sécurité nationale. En prévision des modifications proposées à la Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence (projet de loi C-58), le Bureau de l’AIPRP se prépare aux nouvelles exigences relatives à la divulgation proactive.

Rapport statistique sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information

Nombre de demandes officielles et origine

 Durant la période que couvre le rapport de 2018-2019, le CST a reçu 66 demandes d’AIPRP (comparativement à 104, à 144 et à 92 demandes en 2017-2018, en 2016-2017 et en 2015-2016 respectivement), ce qui témoigne d’une diminution par rapport aux périodes visées par les derniers rapports. En 2018-2019, le CST a aussi répondu à 70 autres demandes découlant de l’exercice précédent. À la fin de l’exercice 2018-2019, le CST a clos 61 demandes totalisant 2565 pages traitées, puis a reporté 75 demandes à la période qui sera couverte par le prochain rapport. De manière générale, compte tenu de la sensibilité de l’information et du volume de documents, les demandes reçues durant l’exercice 2018-2019 se sont révélées plus complexes que celles reçues dans les années passées. Les médias représentent la catégorie de demandeurs la plus importante des quatre dernières périodes visées par un rapport ; ils ont représenté 68 pour cent des nouvelles demandes en 2018-2019. Les demandes du public et du milieu universitaire ont représenté 14 pour cent de toutes les demandes reçues.

Description détaillée - Tableau : 1

Tableau : Demandes reçues

Source	Demandes reçues
	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019
Accès	98	92	144	104	66
Consultations - accès	107	74	79	105	107

Disposition des demandes traitées

Le CST a clos 61 demandes au cours de la période visée. De ce nombre, 37 ont donné lieu à la communication partielle de documents, quatre à la communication totale de documents et seulement une a été entièrement soustraite à la communication de documents. Les demandes ayant donné lieu à une divulgation partielle représentaient 61 pour cent des demandes traitées par l’organisme. Aucun document n’existait dans le cas de dix demandes, et deux demandes ont été abandonnées par les demandeurs. En 2018-2019, le CST a clos 21 demandes d’AIPRP de moins que lors de l’exercice précédent en raison de priorités opérationnelles concurrentes et de problèmes de dotation. Parallèlement à l’accroissement du profil public du CST, la complexité et le volume de demandes transmises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ne cessent d’augmenter. La hausse importante de pages de consultation reçues et la difficulté de maintenir les ressources suffisantes complexifient le traitement des demandes. Le CST prévoit aligner ses ressources et de perfectionner ses processus en 2019-2020 afin d’améliorer ce résultat.

Description détaillée - Tableau : 2

Tableau : Demandes closes

Source	Demande closes
	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019
Accès	128	87	138	82	61
Consultations - accès	118	79	75	82	96

Description détaillée - Tableau : 3

Table : Disposition des demandes traitées

Disposition des demandes complétées	Nombre de demandes
	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019
Communication totale	2%	5%	4%	1%	7%
Communication partielle	60%	64%	71%	55%	64%
Exception totale	3%	1%	2%	2%	2%
Exclusion totale	2%	0%	0%	0%	0%
Aucun document n'existe	15%	6%	11%	20%	16%
Demande abandonnée	13%	18%	8%	11%	3%
Ni confirmée ni infirmée	0%	6%	2%	11%	11%
Demande transférée	0%	0%	1%	0%	0%

Confirmer ou nier l’existence d’un document

Le paragraphe 10(2) de la Loi précise que les institutions ne sont pas obligées de faire état de l’existence d’un document. Le paragraphe 10(2) vise à résoudre les situations dans lesquelles la simple confirmation de l’existence (ou la non-existence) d’un document pourrait révéler de l’information autrement protégée sous la Loi. Selon les pratiques exemplaires en matière d’accès à l’information, on recommande de limiter l’application du paragraphe 10(2) aux situations où le simple fait de confirmer ou de nier l’existence d’un document risquerait de porter préjudice aux relations étrangères du Canada, à la défense du Canada, aux activités d’application de la loi et à la sécurité des personnes, et de divulguer des renseignements personnels. Lorsqu’elles avisent un demandeur qu’elles invoquent cette disposition, les institutions doivent aussi indiquer l’article de la Loi sur lequel un refus pourrait raisonnablement se fonder si le document existait. Le paragraphe 10(2) a été invoqué à sept occasions au cours de l’exercice 2018-2019 sur lequel porte le présent rapport.

Délai de traitement

Durant l’exercice 2018-2019, près de la moitié des demandes d’AIPRP ont été traitées dans les 30 jours qui ont suivi la réception des demandes, ce qui peut s’expliquer par le volume et la complexité des demandes, de même que par les problèmes de dotation. Les 26 demandes traitées dans un délai de 30 jours en 2018-2019 représentent 43 pour cent du nombre total de demandes complétées. Le traitement supérieur à 30 jours dans le cas de plusieurs demandes découle des prorogations accordées en raison du volume et du besoin de consulter des intervenants externes. Le CST a clos 16 demandes dans un délai de 31 à 60 jours ; 13 demandes dans un délai de 61 à 120 jours ; 2 demandes dans un délai de 121 à 180 jours ; 3 demandes dans un délai de 181 à 365 jours ; et 1 demande a exigé un traitement supérieur à 365 jours. Le CST a reporté 75 demandes à l’exercice 2019-2020, comparativement aux 70 demandes reçues en 2017-2018 qu’il avait reportées à 2018-2019 en raison de la complexité accrue des demandes reçues. De manière générale, compte tenu de la sensibilité de l’information et du volume de documents, les demandes reçues durant l’exercice 2018-2019 se sont révélées plus complexes que celles reçues dans les années passées.

Description détaillée - Tableau : 4

Tableau : Délais de traitement

Jours	Délais de traitement
	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019
Moins de 30 jours	28%	55%	58%	55%	43%
De 31 à 60 jours	13%	9%	9%	23%	26%
De 61 à 120 jours	17%	23%	15%	10%	21%
De 121 à 180 jours	8%	2%	4%	10%	3%
De 181 à 365 jours	16%	5%	7%	1%	5%
Plus de 365 jours	9%	6%	7%	1%	2%

Exceptions concernant la communication de l’information

L’exception la plus commune appliquée au CST se rapportait au paragraphe 15(1), portant sur la défense, de la Loi sur l’accès à l’information. Elle a été appliquée dans le cas de 38 demandes afin de protéger l’information qui risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la défense du Canada. Le paragraphe 15(1), qui porte aussi sur les affaires internationales, a également été invoqué à huit reprises pour protéger l’information qui risquerait de porter préjudice aux affaires internationales. D’autres exceptions appliquées au cours de l’exercice découlent de l’alinéa 16(2)c), qui a trait à l’information portant sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou autres ouvrages ou systèmes, ou sur les méthodes employées pour les protéger, et du paragraphe 19(1), qui a trait aux renseignements personnels. L’application du paragraphe 21(1), traitant entre autres d’avis et de recommandations, correspond à celle de la période couverte par le rapport précédent.

Description détaillée - Tableau : 5

Tableau : Délais de traitement

Jours	Exceptions concernant la divulgation d'information (%)
	2014-2015	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019
13(1)a)	28	33	20	9	0
15(1)-Def.	99	98	94	96	100
15(1) - A.I.	32	37	41	9	21
16(2)c)	36	32	39	43	32
19(1)	31	40	38	40	37
21(1)a)	31	12	30	13	11
21(1)b)	22	9	13	13	18
21(1)c)	9	5	4	4	3
21(1)d)	6	2	11	0	5
23	14	26	20	6	5
24(1)	1	5	9	4	0

Prorogation du délai

Le CST a prorogé le délai de réponse pour une demande en conformité avec l’alinéa 9(1) a) de la Loi sur l’accès à l’information. Il a en outre prorogé le délai de réponse pour dix demandes en vertu de l’alinéa 9(1) b) afin de mener des consultations qu’il n’était pas possible de faire dans le délai prévu. Conformément à l’alinéa 9(1) c), aucune demande n’a été prorogée aux fins de consultation d’un tiers aux termes du paragraphe 27(1) de la Loi. Le nombre de prorogations a diminué comparativement à la période couverte par le rapport de l’exercice 2017-2018, essentiellement en raison de la diminution du nombre de consultations auprès de tiers.

Consultations

Au cours du présent exercice, le CST a reçu 107 demandes de consultation comparativement à 105 au cours de la période visée par le dernier rapport. D’autres institutions gouvernementales ont présenté 105 demandes de consultations, alors que deux nouvelles demandes de consultation provenaient d’autres organismes. Le CST a clos 96 demandes de consultation et a reporté 43 demandes de consultation à l’exercice 2019-2020. En 2018-2019, le CST a traité 137 demandes de consultation continues totalisant 20 684 pages. De plus, la réception de demandes de consultations en matière d’AIPRP au sujet de documents historiques a continué de contribuer à l’augmentation du volume de documents, ce qui s’est traduit par le traitement de 15 244 pages en suspens depuis la période visée par le rapport précédent.

Demandes informelles

En 2018-2019, le CST a répondu à 58 demandes informelles d’accès à des documents qui avaient déjà été communiqués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Il s’agit d’une diminution par rapport aux 76 demandes traitées en 2017-2018. Au cours de l’exercice, ces 58 demandes informelles ont donné lieu à la communication de 104 trousses qui avaient déjà été communiquées.

Frais et coûts

La Loi sur les frais d’utilisation exige qu’une autorité responsable présente un rapport annuel au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, on rapporte les informations suivantes conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais d’utilisation.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant des frais : Cinq dollars, les seuls frais demandés par demande d’AIPRP
• Total des recettes : 355 dollars
• Frais perçus : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, le Centre de la sécurité des télécommunications ne perçoit pas de frais prescrits par la Loi et les règlements, sauf les frais de cinq dollars détaillés dans l’alinéa 7(1) a) du règlement.
• Coût d’exploitation du programme : 475 354 dollars

Plaintes, examens et audits judiciaires

Les personnes qui sont insatisfaites du traitement de leur demande d’accès à l’information peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada (CIC).

Le CIC a reçu une (1) plainte contre le CST en 2018-2019 concernant un refus/retard général. Le CIC a mis fin à trois (3) autres plaintes contre le CST qui avaient été reportées d’un exercice antérieur. Le CST a fourni au CIC l’information requise concernant toutes les plaintes.

Au début de 2018-2019, le CIC comptait six (6) plaintes liées à des exceptions en suspens contre le CST. Le CST continue de collaborer étroitement avec le CIC pour régler les plaintes le plus efficacement possible.

Surveillance de la conformité

À l’aide de son logiciel de gestion des cas, le Bureau de l’AIPRP a continué de produire des rapports sur les délais de traitement des demandes. Ces rapports étaient fournis au coordinateur de l’AIPRP du CST tout au long de l’exercice. Le Comité exécutif du CST (composé de membres de la direction de niveaux SM et SMA) est mis au courant chaque semaine de l’état des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le CST poursuivra ses efforts en vue d’améliorer la rapidité du traitement des demandes en 2018-2019 et continuera d’effectuer des analyses des mesures pour en déterminer l’efficacité.

Annexe I : Délégation des pouvoirs

Centre de la sécurité des télécommunications

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre de la Défense nationale délègue aux titulaires des postes mentionnés ci-dessous, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable du Centre de la sécurité des télécommunications, investi par les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information ou de son règlement et mentionnées en regard de chaque poste.

• Chef, Centre de la sécurité des télécommunications : autorité conjointe exercée avec le chef adjoint, Politiques et communications en vertu de paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Chef adjoint, Politiques et communications : autorité absolue à l’exception de l’autorité conjointe exercée avec le chef, Centre de la sécurité des télécommunications en vertu du paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Directeur général, Divulgation, politiques et examen : autorité absolue à l’exception du paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Directeur, Divulgations et communication d’information : autorité absolue à l’exception du paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Gestionnaire, Divulgations : autorité absolue à l’exception du paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Superviseur, Opérations liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels : paragraphe 7(a) uniquement lorsqu’il n’existe aucun document ; article 9 (prorogation du délai); article 11 (frais); articles 27 et 28 (communication de documents à un tiers aux fins de consultation).

Le présent arrêté de délégation remplace tous les arrêtés de délégation antérieurs.

Fait à Ottawa, ce 26^e jour d’avril 2018.

L’honorable Harjit S. Sajjan, c.p., OMM, MSM, CD, député

Annexe II : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Centre de la sécurité des télécommunications

Période d'établissement de rapport : 2018-04-01 à 2019-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Nota : Toutes les demandes qui ont été consignées en tant que « demandes informelles » seront désormais prises en compte dans cette section seulement.

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 : Prorogations

Partie 5 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Prtie 6 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

Nota : Indiquer les valeurs à deux décimales près.