Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2019-2020

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’élargir l’accès aux documents que possède une institution du gouvernement fédéral en consacrant les principes suivants :

• le public doit avoir accès à l’information gouvernementale;
• les exceptions indispensables à ce droit d’accès doivent être précisées et limitées;
• les décisions quant à la communication de l’information du gouvernement devraient être révisées à l’extérieur du gouvernement.

Il s’agit du septième rapport annuel préparé par le Centre de la sécurité des télécommunications (CST) et présenté au Parlement conformément à l’article 94 de la Loi et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Il dresse un aperçu des activités de l’organisme et décrit la manière dont le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a rempli ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information du 1^er avril 2019 au 31 mars 2020.

Mandat du Centre de la sécurité des télécommunications

Le 1^er août 2019, la Loi sur le Centre de la sécurité des télécommunications (Loi sur le CST) est entrée en vigueur dans le cadre du projet de loi C-59 (Loi concernant des questions de sécurité nationale). La Loi sur le CST décrit les cinq volets du mandat de l’organisme :

• contribuer à protéger et à défendre les cybersystèmes canadiens les plus importants;
• acquérir du renseignement étranger à l’appui des priorités du gouvernement du Canada en matière de renseignement;
• mener des cyberopérations étrangères défensives;
• mener des cyberopérations étrangères actives;
• fournir une assistance aux organismes fédéraux chargés de l’application de la loi et de la sécurité, aux Forces armées canadiennes et au ministère de la Défense nationale, dans l’exercice des fonctions que la loi leur confère.

La Loi sur le CST a donné à l’organisme un ensemble modernisé de pouvoirs et a accru son cadre de reddition de comptes à l’aide de nouvelles fonctions de surveillance et d’examen.

Structure du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Le Bureau de l’AIPRP fait partie du groupe Divulgation, politiques et examen qui relève du Secteur des politiques et des communications du CST. Le ministre de la Défense nationale a délégué tous les pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information au chef adjoint, Politiques et communications, au directeur général, Divulgation, politiques et examen, au directeur, Divulgations et communication d’information, au gestionnaire, Divulgations, de même qu’au superviseur, Opérations liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels. Une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs qui énonce les responsabilités en vertu de la Loi se trouve à l’annexe I du présent rapport.

Le Bureau de l’AIPRP est dirigé par un gestionnaire responsable de 12 employés à temps plein qui travaillent au sein de deux équipes distinctes : l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP et l’équipe de la Gouvernance et des politiques en matière de protection des renseignements personnels (GPPRP). À la fin de la période visée par le présent rapport, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP était composée d’un superviseur et de sept analystes, alors que l’équipe de la GPPRP était composée d’un superviseur et de trois analystes. 

En plus de préparer des rapports à l’intention du Parlement et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Bureau de l’AIPRP agit au nom du CST auprès du SCT ainsi que des représentants du commissaire à la protection de la vie privée et du commissaire à l’information en ce qui a trait à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels par le CST.

Plus particulièrement, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP est responsable des activités suivantes :

• traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• répondre aux demandes de consultation provenant d’autres institutions gouvernementales;
• fournir des conseils et une orientation aux membres de la haute direction et du personnel du CST sur les enjeux liés aux lois et aux politiques en matière d’AIPRP;
• aider le CST à respecter ses obligations en vertu des Lois, y compris l’application des règlements, des politiques et des lignes directrices connexes;
• représenter le CST au sein des communautés de pratique de l’AIPRP, par exemple lors des réunions de la collectivité de l’AIPRP du SCT;
• élaborer l’ébauche des procédures, des guides et des outils de travail en matière d’AIPRP et les mettre en œuvre au sein de l’organisme;
• offrir de la formation au personnel du CST sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’équipe de la GPPRP est responsable des activités suivantes :

• fournir des conseils et une orientation aux membres de la haute direction et du personnel du CST sur les enjeux liés aux lois et aux politiques en matière de protection des renseignements personnels;
• fournir des conseils d’expert et de l’aide en matière de protection de la vie privée aux secteurs opérationnels pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, la gestion des atteintes à la vie privée, la rédaction des énoncés de confidentialité et la tenue des fichiers de renseignements personnels;
• aider le CST à respecter ses obligations en vertu des Lois, y compris l’application des règlements, des politiques et des lignes directrices connexes;
• représenter le CST au sein des communautés de pratique en matière de protection des renseignements personnels;
• coordonner la mise à jour annuelle de la publication Info Source du CST, qui comprend une description de l’organigramme et des fonds de renseignements de l’organisme;
• élaborer l’ébauche des procédures, des guides et des outils de travail internes en matière de protection des renseignements personnels, des politiques connexes, et les mettre en œuvre au sein de l’organisme;
• offrir de la formation au personnel du CST sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui a trait à la protection de la vie privée.

Principales activités et réalisations

Études et formation

Le CST s’engage à offrir à son effectif des activités d’apprentissage et de perfectionnement continus. Il accorde une importance particulière à la formation de ses nouveaux employés, en offrant notamment une formation sur l’AIPRP aux étudiants venant travailler au CST. L’entrée en vigueur de la Loi sur le CST a été accompagnée par un important effort de formation, offerte sur vidéo et par d’autres moyens, qui comprenait une mise à niveau sur les responsabilités statutaires, comme celles relatives à l’AIPRP.

Le CST a également adopté une approche sur mesure pour former ses spécialistes quant à leurs rôles et à leurs responsabilités de même qu’aux exigences juridiques qu’ils doivent respecter. Après la formation, le Bureau de l’AIPRP a souvent rencontré des spécialistes pour répondre à leurs questions en vue de faciliter leur examen de l’information appartenant au CST. Des représentants du Bureau de l’AIPRP ont également participé au salon des carrières du CST pour donner de l’information aux employés de l’organisme concernant l’importance de l’AIPRP au sein du gouvernement du Canada. De plus, le CST encourage ses employés à participer au cours sur l’AIPRP qu’offre l’École de la fonction publique du Canada, et le Bureau de l’AIPRP propose toujours des ressources éducatives sur sa page Web dans l’intranet.

Politiques et procédures institutionnelles sur l’accès à l’information

L’équipe des Opérations liées à l’AIPRP continue de chercher des moyens d’accroître la rapidité et l’efficience du traitement des demandes. En 2019-2020, l’équipe a concentré ses efforts sur la création de partenariats internes avec les bureaux de première responsabilité les plus fréquemment sollicités en s’orientant vers le traitement électronique des demandes et en continuant l’élaboration d’une base de données de justifications pour améliorer la prise de décisions en ce qui a trait à la communication d’informations. Grâce à ses nombreuses collaborations avec l’Unité des divulgations légales du CST, l’équipe des Opérations liées à l’AIPRP est en mesure de s’assurer que les exceptions énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information sont conformes aux caviardages appliqués dans le cadre des processus stipulés à l’article 38 de la Loi sur la preuve au Canada.

Le CST a commencé à utiliser le service « Demande d’AIPRP en ligne » à la fin de l’exercice 2018-2019, ce qui lui a permis de recevoir des demandes d’accès à l’information en ligne directement des demandeurs. Le SCT a mis en place ce service centralisé pour permettre aux utilisateurs d’envoyer des demandes d’accès à l’information aux institutions qui doivent se conformer à la Loi sur l’accès à l’information du gouvernement du Canada. La période visée par le présent rapport comprend la première année complète pendant laquelle le CST a accepté des demandes présentées au moyen du service en ligne. Le CST a ainsi reçu 65 de ces demandes, ce qui représente 76 % de l’ensemble des demandes reçues.

Le Bureau de l’AIPRP du CST a également travaillé avec des secteurs d’activité de l’organisme pour mettre en place les exigences de la partie II de la Loi sur l’accès à l’information, en ce qui a trait à la divulgation proactive de renseignements. En particulier, le CST a pris des mesures pour faciliter la publication rapide des rapports présentés au Parlement et pour publier de l’information liée aux activités organisationnelles comme les notes de service à l’administrateur général (chef du CST).

Défis et complications

Le CST reconnaît que la transparence est essentielle au maintien de la confiance du public. Le Bureau de l’AIPRP joue un rôle clé en ce qui a trait au respect des engagements du CST en matière de transparence et de sécurité nationale en remplissant son obligation de communiquer de l’information tout en protégeant l’information classifiée importante sur le plan de la sécurité nationale. Le CST continue de faire face à des défis en raison du volume de documents à examiner dans le cadre de certaines demandes et de la complexité relative à la divulgation de l’information ayant trait à la sécurité nationale, qui entraîne parfois des retards inévitables. Le CST peine également à assurer la présence d’un nombre suffisant d’employés de l’AIPRP, car il est difficile de recruter du personnel ayant l’expertise nécessaire et une habilitation de sécurité au niveau requis.

Rapport statistique sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information

Nombre de demandes officielles et origine

Durant la période que couvre le rapport de 2019-2020, le CST a reçu 85 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (comparativement à 66, 104, 144 et à 92 demandes en 2018-2019, 2017-2018, 2016-2017 et en 2015-2016 respectivement), ce qui témoigne d’une augmentation comparativement à la période visée par le rapport de 2018-2019, mais d’une diminution dans l’ensemble par rapport aux périodes visées par les rapports précédents. En 2019-2020, le CST a aussi répondu à 75 autres demandes découlant de l’exercice précédent. À la fin de l’exercice 2019-2020, le CST a clos 69 demandes, puis a reporté 91 demandes à la période qui sera couverte par le prochain rapport. De manière générale, les demandes reçues durant l’exercice 2019-2020 visaient de l’information à caractère plus sensible et un volume de dossiers plus important qu’au cours des exercices précédents, et leur traitement a donc été plus complexe. Les médias représentent la catégorie de demandeurs la plus importante des quatre dernières périodes visées par un rapport ; ils ont représenté 67 pour cent des nouvelles demandes en 2019-2020. Les demandes du public et du milieu universitaire ont représenté respectivement 15 pour cent et 11 pour cent de toutes les demandes reçues. Les demandes de consultation des autres ministères et organismes ont également augmenté de façon considérable comparativement aux exercices précédents.

Description détaillée - Tableau 1

Tableau : Demandes reçues

Source	Demandes reçues
	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019	2019-2020
Accès	92	144	104	66	85
Consultations - accès	74	79	105	107	152

Disposition des demandes traitées

Le CST a clos 69 demandes au cours de la période visée. De ce nombre, 50 ont donné lieu à la communication partielle de documents, trois à la communication totale de documents et aucune demande n’a été entièrement soustraite à la communication de documents. Les demandes ayant donné lieu à une divulgation partielle représentaient 72 pour cent des demandes traitées par l’organisme. Aucun document n’existait dans le cas de huit demandes, et quatre demandes ont été abandonnées par les demandeurs. En 2019-2020, le CST a clos huit demandes d’AIPRP de plus que lors de l’exercice précédent et tentera d’augmenter ce nombre au cours de la période visée par le prochain rapport. Les demandes fermées représentent 25 213 pages traitées, une augmentation considérable par rapport aux 2 565 pages de l’exercice 2018-2019. Cette augmentation s’explique par le fait que plusieurs demandes visant un grand volume de dossiers et reçues au cours des exercices précédents ont été fermées en 2019-2020. Parallèlement à l’accroissement du profil public du CST, la complexité et le volume de demandes transmises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ne cessent d’augmenter. La hausse importante de pages de consultation reçues et la difficulté de maintenir les ressources suffisantes complexifient le traitement des demandes.

Description détaillée - Tableau 2

Tableau : Demandes closes

Source	Demande closes
	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019	2019-2020
Accès	87	138	82	61	69
Consultations - accès	79	75	82	96	108

Description détaillée - Tableau 3

Table : Disposition des demandes traitées

Disposition des demandes complétées	Nombre de demandes
	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019	2019-2020
Communication totale	5%	4%	1%	7%	4%
Communication partielle	64%	71%	55%	61%	72%
Exception totale	1%	2%	2%	2%	0%
Exclusion totale	0%	0%	0%	0%	0%
Aucun document n'existe	6%	11%	20%	16%	12%
Demande abandonnée	18%	8%	11%	3%	6%
Ni confirmée ni infirmée	6%	2%	11%	11%	3%
Demande transférée	0%	1%	0%	0%	3%

Confirmer ou nier l’existence d’un document

Le paragraphe 10(2) de la Loi précise que les institutions ne sont pas obligées de faire état de l’existence d’un document. Le paragraphe 10(2) vise à résoudre les situations dans lesquelles la simple confirmation de l’existence (ou la non-existence) d’un document pourrait révéler de l’information autrement protégée sous la Loi. Selon les pratiques exemplaires en matière d’accès à l’information, on recommande de limiter l’application du paragraphe 10(2) aux situations où le simple fait de confirmer ou de nier l’existence d’un document risquerait de porter préjudice aux relations étrangères du Canada, à la défense du Canada, aux activités d’application de la loi et à la sécurité des personnes, et de divulguer des renseignements personnels. Lorsqu’elles avisent un demandeur qu’elles invoquent cette disposition, les institutions doivent aussi indiquer l’article de la Loi sur lequel un refus pourrait raisonnablement se fonder si le document existait. Le paragraphe 10(2) a été invoqué à deux occasions au cours de l’exercice 2019-2020 sur lequel porte le présent rapport.

Délai de traitement

Durant l’exercice 2019-2020, près de la moitié des demandes d’AIPRP ont été traitées dans les 30 jours qui ont suivi la réception des demandes, ce qui peut s’expliquer par le volume et la complexité des demandes, de même que par les problèmes de dotation. Les 28 demandes traitées dans un délai de 30 jours en 2019-2020 représentent 41 pour cent du nombre total de demandes complétées. Le traitement supérieur à 30 jours dans le cas de plusieurs demandes découle des prorogations accordées en raison du volume et du besoin de consulter des intervenants externes. Le CST a clos 18 demandes dans un délai de 31 à 60 jours ; 14 demandes dans un délai de 61 à 120 jours ; 3 demandes dans un délai de 121 à 180 jours ; 4 demandes dans un délai de 181 à 365 jours ; et 2 demandes ont exigé un traitement supérieur à 365 jours. Le CST a reporté 91 demandes à l’exercice 2020-2021, comparativement aux 75 demandes reçues en 2018-2019 qu’il avait reportées à 2019-2020 en raison de la complexité accrue des demandes reçues. De manière générale, les demandes reçues durant l’exercice 2019-2020 visaient de l’information à caractère plus sensible et un volume de dossiers plus important qu’au cours des exercices précédents, et leur traitement a donc été plus complexe.

Description détaillée - Tableau 4

Tableau : Délais de traitement

Jours	Délais de traitement
	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019	2019-2020
Moins de 30 jours	55%	58%	55%	43%	41%
De 31 à 60 jours	9%	9%	23%	26%	26%
De 61 à 120 jours	23%	15%	10%	21%	20%
De 121 à 180 jours	2%	4%	10%	3%	4%
De 181 à 365 jours	5%	7%	1%	5%	6%
Plus de 365 jours	6%	7%	1%	2%	3%

Exceptions concernant la communication de l’information

L’exception la plus commune appliquée au CST se rapportait au paragraphe 15(1), portant sur la défense, de la Loi sur l’accès à l’information. Elle a été appliquée dans le cas de 51 demandes afin de protéger l’information qui risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la défense du Canada. Le paragraphe 15(1), qui porte aussi sur les affaires internationales, a également été invoqué à 11 reprises pour protéger l’information qui risquerait de porter préjudice aux affaires internationales. D’autres exceptions appliquées au cours de l’exercice découlent de l’alinéa 16(2)c), qui a trait à l’information portant sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou autres ouvrages ou systèmes, ou sur les méthodes employées pour les protéger, et du paragraphe 19(1), qui a trait aux renseignements personnels. L’application du paragraphe 21(1), traitant entre autres d’avis et de recommandations, correspond à celle de la période couverte par le rapport précédent.

Description détaillée - Tableau 5

Jours	Exceptions concernant la divulgation d'information (%)
	2015-2016	2016-2017	2017-2018	2018-2019	2019-2020
13(1)a)	33%	20%	9%	0%	8%
15(1)-Def.	98%	94%	96%	100%	98%
15(1) - A.I.	37%	41%	9%	21%	21%
16(2)c)	32%	39%	43%	32%	46%
19(1)	40%	38%	40%	37%	27%
21(1)a)	12%	30%	13%	11%	15%
21(1)b)	9%	13%	13%	18%	15%
21(1)c)	5%	4%	4%	3%	2%
21(1)d)	2%	11%	0%	5%	4%
23	26%	20%	6%	5%	4%
24(1)	5%	9%	4%	0%	0%

Prorogation du délai

Le CST a prorogé le délai de réponse pour trois demandes en conformité avec l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information. Il a en outre prorogé le délai de réponse pour 18 demandes en vertu de l’alinéa 9(1)b) afin de mener des consultations qu’il n’était pas possible de faire dans le délai prévu. Conformément à l’alinéa 9(1)c), une demande a été prorogée aux fins de consultation d’un tiers aux termes du paragraphe 27(1) de la Loi. Le nombre de prorogations a augmenté comparativement à la période couverte par le rapport de l’exercice 2018-2019, surtout en raison de l’augmentation du volume et de la complexité des demandes.

Consultations

Au cours du présent exercice, le CST a reçu 152 demandes de consultation comparativement à 107 au cours de la période visée par le dernier rapport. D’autres institutions gouvernementales ont présenté 150 demandes de consultation, alors que deux nouvelles demandes de consultation provenaient d’autres organismes. En plus de ces 152 nouvelles demandes, 43 demandes de consultation avaient été reportées de l’exercice 2018-2019, ce qui signifie que 195 demandes de consultation devaient être traitées en 2019-2020 pour un total de 18 089 pages à examiner. Le CST a fermé 106 demandes de consultation et en a reporté 87 à l’exercice 2020-2021. Les demandes de consultations au sujet de documents historiques continuent de contribuer à l’augmentation du volume de documents et comptent pour 74 des 87 demandes reportées à l’exercice 2020-2021.

Demandes informelles

En 2019-2020, le CST a répondu à 66 demandes informelles d’accès à des documents qui avaient déjà été communiqués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Il s’agit d’une augmentation par rapport aux 58 demandes traitées en 2018-2019. Le CST a répondu à 51 de ces demandes informelles en 15 jours, et aux 15 dernières en 30 jours.

COVID-19

Au cours de la période visée par le présent rapport, la pandémie de COVID-19 a eu un impact sur le CST, et ses activités ont dû être adaptées au contexte de télétravail. Les analystes de l’AIPRP ont dû surmonter des défis considérables pour poursuivre leurs activités régulières entre les 13 et 31 mars 2020, en raison de l’impossibilité d’accéder aux renseignements classifiés pour répondre aux demandes. Le CST examine les moyens de modifier ses processus afin de permettre encore davantage aux analystes d’effectuer certaines tâches à distance si nécessaire en 2020-2021.

Frais et coûts

La Loi sur les frais d’utilisation exige qu’une autorité responsable présente un rapport annuel au Parlement sur les frais perçus par l’institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, on rapporte les informations suivantes conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais d’utilisation.

• Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
• Montant des frais : Cinq dollars, les seuls frais demandés par demande d’AIPRP
• Total des recettes : 410 dollars
• Frais perçus : Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, le Centre de la sécurité des télécommunications ne perçoit pas de frais prescrits par la Loi et les règlements, sauf les frais de cinq dollars détaillés dans l’alinéa 7(1)a) du règlement. Au cours de la période visée par le présent rapport, le CST a renoncé à percevoir ces frais dans le cas d’une demande.
• Coût d’exploitation du programme : 573 188 dollars

Plaintes, examens et audits judiciaires

Les personnes qui sont insatisfaites du traitement de leur demande d’accès à l’information peuvent déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada (CIC).

Le CIC a reçu une plainte contre le CST en 2019-2020 concernant un refus/retard général. Le CIC a mis fin à quatre autres plaintes contre le CST qui avaient été reportées d’exercices antérieurs. Le CST a fourni au CIC l’information requise concernant toutes les plaintes.

À la fin de 2019-2020, le CIC comptait trois plaintes en suspens contre le CST. Le CST continue de collaborer étroitement avec le CIC pour régler les plaintes le plus efficacement possible.

Surveillance de la conformité

À l’aide de son logiciel de gestion des cas, le Bureau de l’AIPRP a continué de produire des rapports sur les délais de traitement des demandes. Ces rapports étaient fournis au coordinateur de l’AIPRP du CST tout au long de l’exercice. Le Comité exécutif du CST (composé de membres de la direction de niveaux SM et SMA) est mis au courant chaque semaine de l’état des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Annexe I : Délégation des pouvoirs

Centre de la sécurité des télécommunications

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre de la Défense nationale délègue aux titulaires des postes mentionnés ci-dessous, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable du Centre de la sécurité des télécommunications, investi par les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information ou de son règlement et mentionnées en regard de chaque poste.

• Chef, Centre de la sécurité des télécommunications : autorité conjointe exercée avec le chef adjoint, Politiques et communications en vertu de paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Chef adjoint, Politiques et communications : autorité absolue à l’exception de l’autorité conjointe exercée avec le chef, Centre de la sécurité des télécommunications en vertu du paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Directeur général, Divulgation, politiques et examen : autorité absolue à l’exception du paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Directeur, Divulgations et communication d’information : autorité absolue à l’exception du paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Gestionnaire, Divulgations : autorité absolue à l’exception du paragraphe 20(6) (communication dans l’intérêt public).
• Superviseur, Opérations liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels : paragraphe 7(a) uniquement lorsqu’il n’existe aucun document; article 9 (prorogation du délai); article 11 (frais); articles 27 et 28 (communication de documents à un tiers aux fins de consultation).

Le présent arrêté de délégation remplace tous les arrêtés de délégation antérieurs.
Fait à Ottawa, ce 26^e jour d’avril 2018.

L’honorable Harjit S. Sajjan, c.p., OMM, MSM, CD, député